Los notarios podrán autorizar actos jurídicos por vía online, incluyendo la constitución de sociedades limitadas

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  • 10-5-2023 | Consejo General del Notariado
  • El Consejo General del Notariado calcula que, con la reforma introducida, se podrían llegar a autorizar y firmar por vía online más de 3.200.000 de documentos notariales al año, incluyendo todos los documento societarios, las pólizas mercantiles, diversos tipos de poderes notariales, las cartas de pago, cancelaciones de garantías y los testimonios de legitimación de firmas, como los más relevantes. Además, los notarios también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos.
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Los ciudadanos y las empresas podrán realizar online numerosos actos o contratos ante el notario que elijan, sin necesidad de desplazarse físicamente hasta sus oficinas, pero con la misma seguridad jurídica.

Así lo dispone una modificación de la Ley del Notariado introducida por la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de determinadas Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales.

En concreto, esta Ley transpone la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades. Para ello, introduce un nuevo artículo 17 ter en la Ley de 1862, que permite que, a partir de la entrada en vigor de esta reforma, que tendrá lugar a los seis meses de su publicación, la autorización y firma de estos documentos se llevará a cabo en la sede electrónica notarial mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada.

Con esta medida, el Consejo General del Notariado calcula que se podrían llegar a autorizar y firmar por vía online más de 3.200.000 de documentos notariales al año. Esto incluye todos los documento societarios, las pólizas mercantiles, diversos tipos de poderes notariales, las cartas de pago, cancelaciones de garantías, los testimonios de legitimación de firmas, etc.

“La seguridad jurídica la aportará siempre la intervención notarial, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado. El hecho de que un otorgamiento se produzca a distancia no eliminará ni minorará ninguno de los controles que lleva aparejados la función notarial. Esta norma da la posibilidad de otorgar online determinados documentos públicos para aquel que lo necesite o prefiera. Es una vía alternativa. Por el momento, los actos o negocios que se podrán autorizar a distancia será fundamentalmente los unilaterales y aquellos otros en los que se ha considerado que la presencia física ante el notario puede ser sustituida por la presencia electrónica”, señala.

Copias electrónicas autorizadas a ciudadanos y empresas

Los notarios también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos. Se calcula que las copias electrónicas autorizadas emitidas podrían superar los 17 millones al año, con el consiguiente ahorro en tiempo y papel.

Hasta la aprobación de esta ley los notarios solo podían realizar trámites online, como el envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.

Otra de las novedades que trae la ley es la puesta en marcha del protocolo electrónico notarial (archivo electrónico de las escrituras), que permitirá una mayor agilidad en la transmisión de información a las Administraciones públicas y a particulares y empresas.

Los protocolos electrónicos notariales estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.

Constitución online de sociedades

Gracias a la nueva normativa será también posible constituir sociedades limitadas ante un notario por vía online, ya que la Directiva 2019/1151 (LA LEY 11891/2019) exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro. La Directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que, en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario, se mantenga un modelo que es seguro y ágil y que permite lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

Máxima seguridad

Todos los servicios digitales que presten los notarios tendrán lugar en la sede electrónica notarial, cuya puerta de entrada para ciudadanos y empresas es el Portal Notarial del Ciudadano (https://www.portalnotarial.es/.

Esta sede es única y corresponde al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.

La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnológico del Notariado, Ancert.

El Notariado ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, respecto de todos sus sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales para el ejercicio de su función.

Los notarios podrán autorizar en la sede electrónica notarial:

Con carácter general, a partir de la entrada en vigor de esta reforma, los notarios podrán realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia, como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos:

  • •  Todos los actos societarios: desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.
  • •  Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
  • •  Las pólizas mercantiles.
  • •  Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
  • •  La revocación de poderes, excepto los preventivos.
  • •  Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  • •  Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
  • •  Los testimonios de legitimación de firmas.
  • •  Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
  • •  Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
  • •  La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
  • •  Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

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